Privacyverklaring Stichting Manege De Ruif

Privacy beleid
Wij, Stichting Manege De Ruif, hechten veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van onze klanten. In deze verklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens: ons privacy beleid. Dat beleid is gericht op de waarborging van de privacy van onze klanten en op een zorgvuldige omgang met de door hen aan ons verstrekte persoonsgegevens. Wij houden ons daarbij altijd aan de toepasselijke wet- en regelgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV).

Geregistreerde persoonsgegevens; doel en toestemming
Aan onze klanten vragen wij om bepaalde persoonsgegevens. Die gegevens
gebruiken wij voor de registratie van onze klanten in onze administraties: de lesadministratie voor onze ruiters, de lease- en stallingsadministratie voor onze stallingsklanten, en onze financiële administratie voor de incasso’s en de betalingen. Daarnaast gebruiken wij de adresgegevens van onze klanten voor onze communicatie, meestal per telefoon of per e-mail.
Wij vragen en verwerken de volgende persoonsgegevens:
 voor- en achternaam;
 geboortedatum;
 adres;
 telefoonnummer;
 e-mailadres;
 eventuele medische bijzonderheden die van vitaal belang zijn voor uitoefening van de sport
 bankrekening ten behoeve van incasso
 KNHS-lidmaatschapsnummer
In de lesovereenkomst of de lease- of stallingsovereenkomst vragen wij de klant toe te stemmen in het gebruik van bovenstaande persoonsgegevens voor onze klantenadministratie en voor de regeling van het KNHS-lidmaatschap. Door ondertekening van de lesovereenkomst verleent de klant deze toestemming tot wederopzegging. Indien de klant optreedt als vertegenwoordiger van een kind dat de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt verleent de klant door de separate ondertekening van het contract en van de contractsvoorwaarden expliciet toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens van het kind voor opgemelde doeleinden.

Binding aan het doel; geen verdere verspreiding
De persoonsgegevens van de klant worden slechts gevraagd en verwerkt voorzover het doel waarvoor de klant die gegevens heeft verstrekt dat vereist; voor andere doeleinden zullen zij niet worden gebruikt. Deze gegevens zullen door ons ook niet worden verstrekt aan derden, behoudens voorzover dat in het kader van de verwerking ervan noodzakelijk is. Met dergelijke derden-verwerkers hebben wij een verwerkingsovereenkomst gesloten waarin is vastgelegd dat de verstrekte gegevens uitsluitend voor de aangegeven verwerkingsdoeleinden mogen worden gebruikt, en enig ander gebruik verboden is, en waarin overigens ook de vertrouwelijkheid en beveiliging van deze gegevens wordt gewaarborgd. Buiten de hierboven vermelde derden-verwerkers verstrekken wij uitsluitend persoonsgegevens uit onze registraties als dat dit wettelijk verplicht en ook toegestaan is – bijvoorbeeld, als de politie of het openbaar ministerie daarom zou vragen.
Met verwerkers die buiten de Europese Unie zijn gevestigd, of van wie niet kan worden uitgesloten dat zij de persoonsgegevens buiten de Europese Unie verwerken of opslaan wordt geen verwerkingsovereenkomst gesloten.

Beveiliging en vernietiging van persoonsgegevens
Wij hebben maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid en beveiliging van de door ons of in opdracht van os geregistreerde en verwerkte persoonsgegevens van onze klanten te waarborgen. Onze medewerkers zijn geïnstrueerd om klantgegevens vertrouwelijk te behandelen. De persoonsgegevens van klanten worden bewaard zolang de onderliggende les-, lease- of stallingsovereenkomst niet wordt beeïndigd. Na beeïndiging van de overeenkomst door de klant worden diens persoonsgegevens direct door ons uit onze registraties en uit die van onze derden-verwerkers verwijderd. Financiële gegevens die voortvloeien uit de uitvoering van het contract moeten evenwel door ons zeven jaar worden bewaard – een wettelijke bewaartermijn. Correspondentie via e-mail met klanten wordt gewist wanneer de actualiteit van het onderwerp waarover wordt gecorrespondeerd niet langer aan de orde is. Na beëindiging van het contract wordt door ons alle e-mailcorrespondentie met de klant gewist.

Rechten van de klant op de eigen persoonsgegevens
De klant verstrekt ons persoonsgegevens onder voorbehoud van zijn of haar rechten op die gegevens. Die rechten betreffen onder andere:
 het recht van informatie en van inzage: de klant mag van ons vragen aan te geven welke gegevens wij van hem of haar hebben geregistreerd, met welk doel dat gebeurt, en aan welke organisaties die gegevens ter verwerking worden verstrekt;
 het recht van correctie en verwijdering: de klant kan ons vragen om gegevens die onjuist zijn te corrigeren, en gegevens die niet ter zake doen of die verder strekken dan het doel vraagt te verwijderen;
 het recht om alle persoonsgegevens uit onze registraties te verwijderen of te doen verwijderen (recht op vergetelheid);
 het recht van overdracht: de klant heeft het recht om de door hem verstrekt gegevens door ons te laten overdragen aan zichzelf of direct aan een andere door hem aan te wijzen partij. Wij kunnen onze honorering van een dergelijk verzoek binden aan zekere vormvereisten.
 het recht van verzet: de klant mag ons vragen om wegens bijzondere
persoonlijke redenen zijn of haar gegevens niet meer te gebruiken ;
 het klachtrecht: de klant heeft het recht zich bij ons te beklagen over de wijze waarop wij zijn of haar persoonsgegevens verwerken of behandelen, of omspringen met zijn in dit artikel vermelde rechten. De klacht wordt daarop door ons wordt onderzocht en gemotiveerd beantwoord.

Vragen om nadere informatie
Alle vragen over deze Privacyverklaring, of over de verstrekking en de registratie van persoonsgegevens van klanten kunnen schriftelijk of per e-mail worden gericht aan:

Stichting Manage De Ruif
Sloterweg 675
1066 CA Amsterdam
e-mail: info@manegederuif.nl

Mei 2018,
Stichtingsbestuur Manege De Ruif